Gebruik van BSN

Het BSN wordt in veel ziekenhuizen bij een inschrijfbalie of poli in het EPD geregistreerd. Het BSN wordt pas doorgestuurd naar het PACS als de patiënt zich heeft gelegitimeerd en het BSN op ‘geverifieerd’ staat in het EPD. Hierdoor kan het langer duren voordat het BSN bekend is in het PACS, waardoor niet op basis van BSN kan worden uitgewisseld.

Tips om dit proces te verbeteren:

• Ga in gesprek met de inschrijfbalie en poli’s die patiënten inschrijven. Bespreek:
  • Het belang dat de patiënt uniek kan worden geïdentificeerd;
  • Het belang dat de BSN meekomt bij orders voor beeldvormend onderzoek (maar ook voor lab, medicatie, ander aanvullend onderzoek en kwaliteitsregistraties);
  • Bespreek hoe het proces van de BSN-verificatie geoptimaliseerd kan worden;

De check op de aanwezigheid van een geverifieerd BSN dient een standaard kwaliteitscontrolepunt zijn in het dagelijks werk. Kan je EPD helpen signaleren dat een geverifieerd BSN nog ontbreekt?

Hoe eerder in het proces een geverifieerd BSN aanwezig kan zijn, hoe meer voordelen het oplevert voor iedereen.

• Niet alle patiënten komen in het ziekenhuis voor een eerste afspraak, bijvoorbeeld omdat ze een telefonische afspraak hebben. Zorg ervoor dat ook voor deze patiënten een proces is ingericht.
• Sommige EPD’s hebben een onderscheid tussen validatie en verificatie. Belangrijk is dat de betrokken medewerkers:

• het verschil en het belang ervan weten;
• het effect weten op het doorsturen van de gegevens tussen het EPD en het PACS;
• en het effect op gegevensuitwisseling tussen zorgverleners.

Voor meer informatie over verificatie en validatie, verwijzen we naar de handreiking 'Interoperabiliteit tussen zorginstellingen' van RSO Nederland, in beheer bij Nictiz. Bekijk deze hier.

Als het BSN goed in het EPD is geregistreerd en op ‘gevalideerd’ staat, dan wordt het automatisch doorgestuurd naar het PACS.  Dit gaat meestal via een HL7-bericht, hierin worden patiëntengegevens verstuurd naar deelsystemen zoals het PACS.

Huidige situatie

Als het BSN niet of niet op de juiste wijze in het PACS wordt ontvangen en opgeslagen, dan wordt het BSN waarschijnlijk ook niet goed meegestuurd via Twiin. Het is daarom essentieel dat dit goed is ingericht.

Tips om dit proces te verbeteren:

Uitdaging 1

• Controleer in jouw PACS of het BSN juist geregistreerd wordt

Uitdaging 2

• Controleer of het BSN ook in het archief van jouw PACS juist wordt geregistreerd

Als dit niet het geval is, ga in gesprek met de ICT-afdeling en je PACS-leverancier om samen uit te zoeken waar het probleem ligt. Het kan bijvoorbeeld een probleem in de koppeling met het EPD zijn of in het registreren in het PACS.

Voordelen

Als het BSN gevalideerd aanwezig is in jouw PACS, is het makkelijker en veiliger om gegevens uit te wisselen. Op die manier voldoe je als instelling aan de wettelijke plicht voor de uitwisseling van gegevens.

Let op

• Het BSN kan op verschillende plaatsen in het DICOM-bestand staan. Bijvoorbeeld in het ‘other patient ID’ veld (0010,1000) of ‘other patient-ID sequence’ veld (0010,1002). Dit verschilt per PACS en zorginstelling. Deze velden zijn meestal niet direct te zien in beeld, hiervoor moet je in de metadata van DICOM-bestanden kijken. Vraag dit eventueel bij jouw PACS-beheerder of leverancier na.
• Controleer of het op de juiste plek staat dat jouw zorginstelling heeft afgesproken met jouw PACS-leverancier.

Het uitwisselen van beelden en verslagen via Twiin gaat op basis van het BSN. Het is daarbij belangrijk dat het BSN op de plek staat die we gezamenlijk hebben afgesproken. Daardoor is het mogelijk om het importeren van beelden en verslagen te automatiseren.

De richtlijn ‘BSN in DICOM’ van Nictiz[1] beschrijft op welke plek het BSN in het DICOM-bestand hoort te staan. Het PACS voert daarvoor een ‘swap’ uit op het moment dat het beelden stuurt naar Twiin. Voor gebruik in het ziekenhuis, staat het lokale patiëntennummer in het primaire patient ID veld. Op het moment dat een beeld naar Twiin wordt gestuurd, wordt dit vervangen voor het BSN. Ook het veld ‘issuer of patient ID’ en het sequence tag’ veld wordt aangepast. Alle PACS-leveranciers hebben aangegeven dat dit mogelijk is. 

Huidige situatie

Momenteel worden nog veel onderzoeken verstuurd waarbij het BSN niet op de juiste plaats in het DICOM-bestand staat. Het staat dan bijvoorbeeld nog in het ‘other patient ID’ veld. Dit betekent dat de aanpassing door het PACS niet heeft plaatsgevonden. Daardoor is het niet duidelijk waar het BSN staat, waardoor snel fouten gemaakt kunnen worden en automatisering bij het importeren niet mogelijk is.

Stappen

• Controleer in de Twiin gateway of het BSN op de juiste plaats staat: tag (0010,0020). Dit is niet altijd direct te zien in het beeld zelf, maar in de DICOM metadata.
• Controleer of bij het BSN het veld met tag (0010,0021) ‘issuer of patient ID’ gevuld is met het OID van het Ministerie van Binnenlandse Zaken: 2.16.840.1.113883.2.4.6.3.
• Als dit niet het geval is, ga samen met jouw PACS-leverancier in gesprek om dit aan te passen.

Via de Jobmanager op de Twiin gateway kan je de logging van de verzonden beelden raadplegen en controleren of het BSN goed is meegestuurd. 

[1] Zie: https://www.nictiz.nl/rapporten/richtlijn-bsn-in-dicom/

Om het BSN-registratie helemaal op orde te krijgen, is het belangrijk om ook de historie in het PACS na te gaan. Er is door de jaren heen vaak veel gebeurd in een ziekenhuis waardoor het BSN-registratie voor oude beelden niet volledig is. Dit kan bijvoorbeeld komen door een upgrade of vervanging van het PACS of EPD. En patiënten die na de invoering van BSN in de zorg niet meer zijn behandeld binnen de instelling (invoering is gestart in 2007).

Huidige situatie

Voor oudere beelden is het BSN niet altijd bekend in het PACS, waardoor dit ook niet wordt meegestuurd bij verstuurde beelden via Twiin. Hierdoor kunnen fouten gemaakt worden en is automatisering bij het importeren niet mogelijk.

Stappen

• Probeer te achterhalen wanneer er in het verleden grote veranderingen in het EPD of PACS hebben plaatsgevonden, waardoor mogelijk het BSN tijdelijk niet goed geregistreerd is. Denk aan: grote upgrades van EPD of PACS, fusies van ziekenhuizen of migratie van een PACS. Controleer voor die periodes of het BSN juist geregistreerd staat in de DICOM-bestanden. Of wellicht is het in jouw PACS mogelijk om geautomatiseerde overzichten te genereren.
• Als het BSN op bepaalde plekken ontbreekt, ga dan samen met ICT, EPD-beheer en/of jouw PACS-leverancier in het gesprek om te onderzoeken hoe dit kan worden opgelost.

Voordelen

Als ook bij verzending van historische onderzoeken het BSN door jouw PACS als primaire patient ID wordt verstuurd, hoeft de ontvanger niet te zoeken naar het BSN. Hierdoor wordt het proces makkelijker en veiliger. Tevens hoef je als verzender geen extra stap uit te voeren door het BSN op een andere manier door te geven aan de ontvanger. Op die manier voldoe je als instelling aan de wettelijke plicht voor de uitwisseling van gegevens.

Let op

• Het BSN kan op verschillende plaatsen in het DICOM beeld staan. Bijvoorbeeld in het ‘other patient ID’ veld (0010,1000) of ‘other patient-ID sequence’ veld (0010,1002).