Van sectorvraag naar werkplan, en jouw rol daarin

VZVZ heeft 3 belangrijke functies”, vertelt Frank. “We zijn expertisecentrum, netwerkcoördinator, en beheerder en ontwikkelaar van verschillende afsprakenstelsels en generieke voorzieningen.” Het netwerk dat VZVZ coördineert is groot. Met aan de ene kant (koepels) van gebruikers van ICT in de zorg – dat zijn de leden van de vereniging die VZVZ is – en aan de andere de makers van die ICT: de leveranciers. “Al die gebruikers en makers hebben wensen, belangen, mogelijkheden en onmogelijkheden. Die brengen wij bij elkaar. Om uiteindelijk tot afspraken te komen. Afspraken waarin iedereen zich (min of meer) kan vinden. Daar is veel overleg en afstemming voor nodig. Onze tertiaaloverleggen, netwerkdagen en werkplannen spelen daarin een belangrijke rol.” Tijdens de tertiaaloverleggen komen de bestuurders van de (koepels) van gebruikers en leveranciers en RSO Nederland bij elkaar. De netwerkdagen zijn voor de productmanagers van de leveranciers, die verantwoordelijk zijn voor de inhoudelijke ontwikkeling. De werkplannen zijn een weerslag van wat in de tertiaaloverleggen en op de netwerkdagen wordt besproken.

Altijd ruimte om bij te stellen

Steven illustreert het met een voorbeeld. “De afgelopen maanden zijn we druk bezig geweest met het ophalen van de vraagkant voor het jaarplan 2023. Het resultaat hebben we eind september in het tertiaaloverleg gepresenteerd. Tegelijkertijd hebben we doorvertaald wat dat voor de leveranciers en de VZVZ-organisatie betekent. Die doorvertaling, of werkplannen, maken we per type XIS-leverancier. Want een huisartsensysteem heeft natuurlijk iets anders nodig dan een ziekenhuissysteem.” Vervolgens moet over die doorvertaling beeld-, oordeels en besluitvorming plaatsvinden. “Waarbij er natuurlijk altijd ruimte blijft om dingen bij te stellen”, benadrukt Frank. “Want gedurende het jaar kunnen dingen veranderen en prioriteiten verschuiven.”

3 stappen strakker neerzetten

Tot zover niets nieuws. Want tertiaaloverleggen en netwerkdagen organiseert VZVZ al jaren. Ook werkplannen worden elk jaar gemaakt. Toch gaat er wel wat veranderen. VZVZ wil de 3 stappen van beeld-, oordeels- en besluitvorming strakker neerzetten. Waarom? Steven: “Soms gebeurt de check met leveranciers niet goed. Dan herkennen ze zich niet in het werkplan. En zijn ze dus ook minder gemotiveerd om het uit te voeren.” Ook zijn de werkplannen te lang als richtinggevend ervaren. Terwijl commitment een belangrijke basis van de afsprakenstelsels is. “Daardoor zitten we nu met restpunten die leveranciers wel nog moeten oppakken.” VZVZ hanteert overigens een ‘must-should-could’-indeling. “Met een aantal ‘harde’ afspraken en een aantal dingen die goed zijn om te doen, essentieel en optioneel dus.”

17 november belangrijke datum

Frank onderstreept de noodzaak van samenwerking. “Wereldwijd ontwikkelt de software zich steeds meer modulair. Dat zie je bij FHIR. Dan is meer samenwerking nodig. Want we moeten steeds meer inhoudelijke modules samen ontwikkelen. De tijd dat je één stekker bouwde en daarmee aansloot op het LSP is voorbij.” Daarom vindt beeld-, oordeels- en besluitvorming voortaan nadrukkelijker plaats tijdens de netwerkdagen en tertiaaloverleggen. “17 november is bijvoorbeeld een belangrijke datum. Dan stellen we het werkplan 2023 vast. Dat plan hebben we in concept al besproken op de netwerkdag op 6 september en in het tertiaaloverleg op 29 september.”

Veiligheid gaat niet samen met vrijblijvendheid

Wat gebeurt er als een leverancier niet meedoet? Dan pakt VZVZ een nieuwe rol. “Wij voelen ons verantwoordelijk voor de kwaliteit en de veiligheid van de gegevensuitwisseling”, zegt Steven. “Daarom gaan we ook onze rol als beheerder van de afsprakenstelsels strakker neerzetten. Met een meer controlerende en sturende functie. Daarvoor hebben we een nalevingsproces gemaakt. Kwaliteit, veiligheid en betrouwbaarheid gaan nou eenmaal niet samen met vrijblijvendheid.” Belangrijk onderdeel van dat nalevingsproces is dat VZVZ contact opneemt met leveranciers die zich niet aan de afspraken houden. “Om te vragen hoe dat komt en wanneer ze wel aan de afspraken voldoen. En dan komen we daar ongetwijfeld samen uit. Maar lukt dat niet, dan kunnen we in het uiterste geval leveranciers uitsluiten van het afsprakenstelsel. Dat is een hele zware stap, dat klopt. Maar als het echt moet, gaan we het wel doen.”

VZVZ vraagt echte commitment van leveranciers. Maar andersom hopen Frank en Steven dat de leverancier ook wat van VZVZ vragen. “Betrek ons tijdig bij nieuwe wensen en ontwikkelingen. We sluiten graag aan bij overleggen die jullie organiseren. Wij willen echt niet alles zelf doen. Liever haken we aan bij overleggen die toch al plaatsvinden. En mooie bijkomstigheid: we brengen altijd onze expertise mee.”